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CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA
Este Código de Ética e Conduta (“Código”) integra o Programa de Integridade da CIS Brasil (ou “Empresa”) e foi desenvolvido para orientar a tomada de decisões e o gerenciamento das atividades negociais da Empresa de forma ética, íntegra e profissional. O Código reúne os princípios e valores que norteiam as atividades da CIS Brasil e reafirma o compromisso da Empresa com a transparência, a honestidade, a ética e a integridade em todas as suas relações internas e externas.
A CIS Brasil exige que todos os membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros a ela relacionados sigam os mais elevados padrões de ética e conduta, garantindo que suas ações estejam em conformidade com a legislação vigente, especialmente a Legislação Anticorrupção, e sejam sempre pautadas pela integridade.
A Empresa adota uma política de tolerância zero em relação a atos de Corrupção, assédio, discriminação, violação de direitos humanos e outras condutas inadequadas, agindo em conformidade com a legislação e suas políticas de integridade internas para assegurar a condução responsável de seus negócios.
É indispensável que todos os membros da Alta Direção, Colaboradores e, no que couber, Terceiros leiam, compreendam e observem integralmente as disposições deste Código. Qualquer suspeita de violação às diretrizes deste Código ou da legislação aplicável deve ser imediatamente reportada ao Canal de Denúncias da CIS Brasil, o qual está disponível 24 horas por dia, todos os dias da semana. A Empresa se compromete a apurar e adotar as medidas necessárias para prevenir, identificar e remediar atividades antiéticas, inadequadas ou ilícitas.
As disposições deste Código devem ser interpretadas em conjunto com as demais políticas internas da CIS Brasil e aplicadas a todos os procedimentos e operações da Empresa, em qualquer localidade ou jurisdição de atuação.
Este Código aplica-se a todos os Colaboradores, membros da Alta Direção e Terceiros (sejam eles pessoas físicas ou jurídicas) que atuem em nome da CIS Brasil no âmbito de seus negócios.
Na CIS Brasil, reconhecemos que a melhor forma de atender às expectativas de nossos stakeholders é por meio de um crescimento sustentável. Temos o compromisso de garantir que nosso trabalho tenha significado para todos que dele participem. Por isso, permanecemos fiéis à nossa missão, valores e princípios éticos que nos guiam.
Nossa missão é melhorar a qualidade de vida de todos aqueles que servimos. Trabalhamos com dedicação para projetar serviços que promovam o bem-estar, a eficiência, a confiabilidade e a qualidade dos processos.
Os pilares que sustentam nossas atividades são a lealdade, o respeito pelas pessoas, a transparência e a integridade nos negócios. Esses princípios nos orientam diariamente e são a base da reputação da CIS Brasil como uma empresa confiável e respeitada, liderada por indivíduos que praticam e incentivam os mesmos valores.
Lealdade
A lealdade é o alicerce das nossas relações com clientes, Colaboradores e acionistas. Valorizamos vínculos construídos com abertura e honestidade, tornando essa virtude uma pedra angular das nossas operações.
Respeito pelas pessoas
Valorizamos a diversidade e a dignidade humana, promovendo oportunidades iguais para todos, independentemente de raça, crença, origem, idade, gênero, diversidade sexual, religião ou estilo de vida. Acreditamos que melhorar a qualidade de vida começa com o respeito à individualidade de cada pessoa.
Transparência
A transparência é um princípio fundamental que guia todas as nossas interações com stakeholders — incluindo clientes, Colaboradores, acionistas e o público em geral.
Integridade do negócio
Agimos com honestidade, justiça e integridade em todas as nossas operações, rejeitando práticas inadequadas ou corruptas. Esse posicionamento é comunicado de forma clara à Alta Direção, aos Colaboradores e Terceiros. Esperamos que todos que se relacionam conosco compartilhem o mesmo compromisso com a ética e a justiça.
É estritamente proibido a todos os membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros dar, oferecer, prometer, solicitar ou receber qualquer Vantagem Indevida, direta ou indiretamente, de Agentes Públicos, terceiros a eles relacionados ou outros agentes privados. Essa proibição inclui práticas voltadas a garantir contratos ou facilitar a prestação de serviços da CIS Brasil, mesmo que isso resulte na perda de potenciais negócios para a Empresa.
Mais especificamente, é vedada a prática de qualquer ato com o propósito de:
- Prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, Vantagem Indevida a Agente Público ou privado, ou a terceira pessoa a eles relacionada;
- Financiar, custear, patrocinar ou de qualquer modo subvencionar a prática dos atos ilícitos previstos na Lei Anticorrupção, conforme especificado na definição de Legislação Anticorrupção;
- Utilizar-se de interposta pessoa física ou jurídica para ocultar ou dissimular seus reais interesses ou a identidade dos beneficiários dos atos praticados;
- No tocante a licitações e contratos: (a) frustrar ou fraudar, mediante ajuste, combinação ou qualquer outro expediente, o caráter competitivo de procedimento licitatório público; (b) impedir, perturbar ou fraudar a realização de qualquer ato de procedimento licitatório público; (c) afastar ou procurar afastar licitante, por meio de Fraude ou oferecimento de vantagem de qualquer tipo; (d) fraudar licitação pública ou contrato dela decorrente; (e) criar, de modo fraudulento ou irregular, pessoa jurídica para participar de licitação pública ou celebrar contrato administrativo; (f) obter vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos celebrados com a Administração Pública Nacional e Estrangeira, sem autorização em lei, no ato convocatório da licitação pública ou nos respectivos instrumentos contratuais; ou (g) manipular ou fraudar o equilíbrio econômico-financeiro dos contratos celebrados com a Administração Pública Nacional e Estrangeira; ou
- Dificultar atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou Agentes Públicos, ou intervir em sua atuação, inclusive no âmbito das agências reguladoras e dos órgãos de fiscalização do sistema financeiro nacional.
As diretrizes anticorrupção da CIS Brasil aplicam-se a atos realizados por ou para qualquer pessoa física ou jurídica, independentemente de sua localização geográfica, envolvendo Agentes Públicos, órgãos públicos, ou agentes e entidades privadas.
Também são estritamente proibidos os Pagamentos de Facilitação a Agentes Públicos, especialmente aqueles destinados à obtenção de licenças, autorizações ou permissões de qualquer natureza, em particular as relacionadas ao setor de atuação da CIS Brasil, salvo quando expressamente permitidos por lei.
Para mais informações sobre as regras de combate à corrupção adotadas pela CIS Brasil, consulte a Política Anticorrupção da CIS Brasil.
A CIS Brasil adota uma política de tolerância zero contra a lavagem de dinheiro e está comprometida em mitigar todos os riscos associados a essa prática ilícita. Caso sejam identificados indícios ou riscos relacionados, a Empresa implementará as medidas preventivas, mitigatórias e de remediação necessárias, além de investigar prontamente qualquer suspeita de irregularidade.
Cumprimos rigorosamente todas as leis, regulamentos e normas aplicáveis à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo nos países onde operamos. A CIS Brasil realiza negócios exclusivamente com Terceiros de boa reputação, envolvidos em atividades legítimas e que utilizem recursos de origem comprovadamente lícita.
Os membros da Alta Direção e os Colaboradores têm a responsabilidade de proteger a integridade e a reputação da CIS Brasil, colaborando na identificação de possíveis atividades relacionadas à lavagem de dinheiro. Caso identifiquem comportamentos suspeitos, devem notificar imediatamente a Diretoria Geral ou o gestor responsável.
Exemplos de situações suspeitas incluem, mas não se limitam a:
- Relutância de um Terceiro em fornecer informações completas sobre a origem de recursos ou bens;
- Tentativas de realizar pagamentos em dinheiro ou em condições atípicas; e
- Comportamentos que indiquem possíveis irregularidades na procedência dos fundos.
Agindo com rigor e responsabilidade, reforçamos nosso compromisso com a ética e a conformidade em todas as operações da CIS Brasil.
A CIS Brasil preza pela dignidade de cada um de seus membros da Alta Direção, Colaboradores, e Terceiros, bem como pela garantia de um ambiente de trabalho permeado pela diversidade e livre de práticas de assédio, discriminação ou qualquer outra conduta tida como inadequada. Os membros da Alta Direção e Colaboradores devem adotar conduta de cortesia, respeito, empatia e consideração ao interagir com outros Colaboradores ou Terceiros.
A CIS Brasil veda todas as formas de assédio (moral e sexual) e de discriminação. A diversidade contribui para a colaboração, criatividade e inovação contínuas das atividades negociais conduzidas pela Empresa. Os membros da Alta Direção e os Colaboradores da CIS Brasil são proibidos de assediar ou discriminar outros Colaboradores e Terceiros com base em identidades de gênero e orientação sexual, religião, raça, cultura, nacionalidade, classe social, idade ou características físicas.
Todos os Colaboradores e Terceiros devem ser tratados de forma equitativa e justa com relação às suas diferenças, e não devem tolerar qualquer tipo de assédio ou discriminação.
A CIS Brasil reafirma seu compromisso com a promoção e o respeito aos direitos humanos em todas as suas operações e relações comerciais. Atuamos de forma ética e responsável, alinhando nossas atividades aos mais elevados padrões internacionais de direitos humanos, fundamentais para a construção de uma sociedade mais justa e sustentável.
Nossa postura inclui:
- A rejeição a qualquer forma de exploração laboral ou condições degradantes de trabalho;
- A valorização da dignidade humana em todas as etapas de nossa cadeia produtiva; e
- A promoção de um ambiente inclusivo e respeitoso.
Repudiamos veementemente a utilização de mão de obra ilegal, incluindo práticas de trabalho análogo ao escravo ou infantil. Esse compromisso é extensivo a todas as operações da Empresa e aos seus Terceiros, incluindo fornecedores de produtos e serviços.
Ao garantir o cumprimento desses princípios, promovemos a integridade em nossas relações comerciais e reforçamos nosso papel como uma organização ética e socialmente responsável.
A CIS Brasil está comprometida com o desenvolvimento sustentável, promovendo o progresso econômico, a proteção ambiental e o desenvolvimento social nas regiões onde atua. Todos os membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros têm a responsabilidade de contribuir para esses objetivos, por meio de ações que melhorem a qualidade de vida nas comunidades atendidas e minimizem os impactos ambientais de suas atividades.
É fundamental que todos respeitem as leis e regulamentações ambientais aplicáveis e adotem práticas que economizem energia e água, independentemente do local de trabalho. Qualquer risco de poluição ou consumo excessivo de recursos deve ser imediatamente comunicado à Direção Geral da CIS Brasil.
A CIS Brasil também incentiva a participação ativa da Alta Direção e de seus Colaboradores em iniciativas de sustentabilidade e mantém um diálogo transparente com as partes interessadas sobre seu desempenho econômico, social e ambiental, sempre em conformidade com as suas diretrizes de privacidade. Assim, reafirmamos nosso compromisso com a proteção do meio ambiente e o bem-estar das gerações futuras.
A CIS Brasil cumpre rigorosamente todas as leis relacionadas ao comércio internacional, incluindo sanções econômicas e embargos que restrinjam ou proíbam transações com determinados países, organizações, entidades e indivíduos.
Os Membros da Alta Direção e Colaboradores da CIS Brasil têm a responsabilidade de garantir que todas as transações financeiras da Empresa estejam em conformidade com essas regulamentações. O Grupo CIS respeita integralmente as normas de controle de exportações estabelecidas pelas Nações Unidas, União Europeia e autoridades francesas, de modo que é vedada qualquer atividade comercial com países sujeitos a sanções ou embargos emitidos por esses organismos e entidades.
A violação dessas regras pode acarretar sérias consequências, como a proibição de exportação, penalidades financeiras, sanções comerciais, desqualificação em licitações e até a rescisão de contratos com clientes. O cumprimento dessas normas é essencial para proteger a integridade e a reputação da CIS Brasil no mercado global.
A CIS Brasil permite a realização de patrocínios para fins culturais, sociais, educacionais e científicos, bem como de doações filantrópicas a instituições de caridade de boa-fé, desde que devidamente registrados em seus livros e sistemas internos de controle. Todos os patrocínios e doações devem ser previamente aprovados por escrito pela Diretoria Geral.
Antes de realizar qualquer patrocínio ou doação, o Departamento Jurídico ou uma empresa especializada contratada pela CIS Brasil deverá conduzir um processo de avaliação de riscos similar ao adotado pela Empresa para a contratação de Terceiros, a fim de identificar eventuais riscos nas respectivas contribuições. Todos os patrocínios e doações estarão sujeitos a um processo de due diligence prévia e aprovação por escrito da Diretoria Geral.
Todos os patrocínios e doações envolvendo a CIS Brasil devem ser transparentes, formalizados adequadamente, registrados em seus em seus livros e sistemas internos de controle e ter uma finalidade lícita, conforme a legislação aplicável.
Caso eventual patrocínio ou doação apresente risco elevado, a CIS Brasil poderá adotar mecanismos para verificar se os valores concedidos estão sendo utilizados de acordo com os fins para os quais foram destinados, conforme entender adequado.
É proibido prometer, oferecer, dar, aceitar ou receber patrocínios ou doações com o objetivo de garantir, direta ou indiretamente, Vantagens Indevidas para a CIS Brasil, seus Colaboradores ou Terceiros.
Para mais informações sobre as regras, critérios e fluxos de aprovação aplicáveis à realização de doações filantrópicas ou patrocínios, consulte a Política Anticorrupção da CIS Brasil.
A CIS Brasil não se envolve em atividades político-partidárias e veda a realização de quaisquer doações e contribuições políticas em nome da Empresa.
Todavia, os Colaboradores poderão realizar, de forma individual, independente e em nome próprio, sem qualquer vinculação com a CIS Brasil, doações e contribuições políticas para campanhas eleitorais ou candidatos.
Todas as doações e contribuições políticas deverão ser realizadas em observância às diretrizes do presente Código, políticas de integridade da Empresa aplicáveis, e decisões judiciais, leis e regulamentações aplicáveis.
Independentemente do valor, é expressamente vedado o oferecimento de qualquer doação ou contribuição política atrelada à intenção de obter ou fornecer Vantagens Indevidas, seja para Agentes Públicos ou a terceiros a eles relacionados.
Para mais informações sobre as regras aplicáveis à realização de doações e contribuições políticas, consulte a Política Anticorrupção da CIS Brasil.
A CIS Brasil permite o oferecimento ou recebimento de presentes, brindes e entretenimentos em circunstâncias específicas e mediante aprovação da Diretoria Geral.
Esses benefícios serão permitidos apenas se forem de valor modesto e habituais no curso das atividades da Empresa, não influenciarem a tomada de decisões e estiverem em conformidade com a legislação local e as políticas internas da instituição do destinatário.
O oferecimento ou recebimento de presentes, brindes, entretenimento e hospitalidades não poderá ocorrer mais de uma vez no período de 12 meses entre os mesmos Colaboradores e os mesmos ofertantes/destinatários.
Não se deve oferecer ou aceitar qualquer hospitalidade, presente, brinde ou entretenimento que possa afetar o julgamento profissional do destinatário ou influenciar decisões relacionadas às atividades negociais da CIS Brasil.
Independentemente do valor, é expressamente vedado o oferecimento de qualquer hospitalidade, presente, brinde ou entretenimento atrelado à intenção de obter ou fornecer Vantagens Indevidas à CIS Brasil, seja para Agentes Públicos ou indivíduos e entidades privados.
Para mais informações sobre as regras, critérios e fluxos de aprovação aplicáveis à concessão e ao recebimento de presentes, brindes, entretenimento e hospitalidades, consulte a Política Anticorrupção da CIS Brasil.
Os membros da Alta Direção e Colaboradores da CIS Brasil deverão assegurar, na medida de suas responsabilidades, a devida manutenção de relatórios, livros e registros que reflitam, com transparência, clareza e exatidão, as transações e disposições dos ativos e passivos da Empresa, garantindo a completude e confiabilidade de suas demonstrações financeiras.
Todas as informações financeiras da CIS Brasil, bem como sua contabilidade, devem ser registradas com precisão e transparência por meio dos sistemas financeiros da Empresa, os quais consolidem e facilitem o monitoramento e a fiscalização de todos os seus registros contábeis.
A ausência de manutenção rigorosa das informações financeiras e contábeis da CIS Brasil contraria as disposições deste Código e pode configurar uma infração legal, expondo a Empresa a riscos jurídicos e financeiros significativos e sujeitando o Colaborador que cometer a infração a medidas de responsabilização civil e criminal.
É vedada a utilização de quaisquer documentos, comprovantes e faturas que sejam comprovadamente falsos ou incompletos, assim como a realização de lançamentos contábeis inadequados, ambíguos ou fraudulentos. Também são vedados quaisquer procedimentos, técnicas ou artifícios contábeis cujo objetivo seja ocultar ou encobrir a realização de pagamentos ilícitos e direcionados a prática de atos de Corrupção ou fraudes correlatas.
Os controles e procedimentos financeiros da CIS Brasil devem ser auditados anualmente por sua área de Auditoria Interna. Os resultados das auditorias realizadas devem ser reportados à Diretoria Geral da CIS Brasil, a qual avaliará referidos resultados e emitirá recomendações para fins de aprimoramento dos controles internos da Empresa, caso aplicável.
Ademais, os controles e procedimentos internos da CIS Brasil poderão se sujeitar a procedimentos de auditoria externa conduzidos por empresas especializadas contratadas pela Empresa.
Para mais detalhes acerca das diretrizes relativas aos controles financeiros e contábeis adotados pela CIS Brasil, consultar o Procedimento de Auditoria de Despesas (CIS-P054), Instrução de Trabalho para Controle de RDO (CIS-IT-BASE-067) e Política de Alçada de Aprovação (CIS-POL-AP) da CIS Brasil.
É fundamental que os relacionamentos com Agentes Públicos, quando necessários, sejam sempre conduzidos em conformidade com as leis aplicáveis e as políticas internas da CIS Brasil.
Todos os membros da Alta Direção, Colaboradores da CIS Brasil e Terceiros que atuem em nome da Empresa devem agir com os mais altos padrões de honestidade, transparência e integridade nas interações com órgãos e entidades do Setor Público. Isso inclui, especialmente, a participação em licitações, celebração de contratos administrativos, obrigações de reporte e atividades relacionadas a processos de licenciamento, inspeções, auditorias ou revisões conduzidas pelos órgãos regulatórios e fiscalizatórios competentes.
Para mais detalhes acerca das diretrizes adotadas pela CIS Brasil para o relacionamento com o Setor Público, consultar a Política de Relacionamento com o Poder Público e de Prevenção de Ilícitos em Licitações e Contratos Administrativos.
A CIS Brasil conduz suas atividades negociais de forma justa e honesta. As relações com Terceiros devem ser iniciadas e mantidas conforme os melhores padrões de integridade do mercado, em conformidade com este Código e com a legislação aplicável.
A CIS Brasil se reserva o direito de encerrar qualquer relação comercial caso seus interesses negociais não sejam atendidos ou se a operação violar as disposições deste Código, outras políticas internas ou a legislação vigente.
A CIS Brasil inicia e monitora o relacionamento com Terceiros com base em critérios objetivos, alinhados aos padrões éticos e de integridade da Empresa. Isso inclui a condução de procedimentos de diligência de compliance (due diligence) para identificar possíveis ilícitos envolvendo as pessoas físicas e/ou jurídicas com as quais a Empresa se relaciona.
É essencial que a CIS Brasil conheça as pessoas jurídicas e físicas com as quais se relaciona para identificar eventuais vínculos com Agentes Públicos, PEPs ou envolvimento em práticas de Corrupção, lavagem de dinheiro ou financiamento ao terrorismo, a fim de evitar a prática de irregularidades que possam comprometer a reputação da Empresa e resultar em sanções legais.
Todos os Terceiros com os quais a CIS Brasil mantém relacionamento comercial devem agir de forma idônea, transparente e em conformidade com a legislação aplicável, bem como com os valores e políticas de integridade da Empresa. É fundamental que os Terceiros conheçam e respeitem as diretrizes e princípios deste Código e das demais políticas internas da CIS Brasil.
Ademais, todos os contratos celebrados com Terceiros deverão prever a cláusula anticorrupção padrão da CIS Brasil.
Para mais informações sobre as regras aplicáveis à avaliação de integridade de Terceiros, consulte a Política Anticorrupção da CIS Brasil.
A seleção de Terceiros também deve levar em consideração critérios objetivos e alinhados aos procedimentos de propostas comerciais vigentes na CIS Brasil. As tarifas praticadas devem refletir as condições do mercado.
Para compras de maior valor, é obrigatória a consulta a, no mínimo, três fornecedores, permitindo uma análise comparativa entre os orçamentos (exceto nos casos em que seja comprovadamente inviável, como a existência de fornecedores exclusivos ou restrições de mercado). Toda solicitação de compra deve ser submetida a um processo de dupla aprovação, envolvendo o gestor responsável e o Departamento Financeiro.
Além disso, todas as compras realizadas pela CIS Brasil são submetidas anualmente à auditoria da matriz do Grupo CIS na França, assegurando a conformidade e transparência nos processos.
A CIS Brasil poderá, no curso de suas operações, disponibilizar informações consideradas necessárias para a prestação de eventuais esclarecimentos e/ou divulgação de suas atividades negociais à imprensa no geral.
O contato com a imprensa é prerrogativa da Diretoria Geral da CIS Brasil. Nenhum Colaborador da Empresa pode compartilhar qualquer tipo de informação com a imprensa sem a prévia e expressa autorização da Diretoria Geral.
A CIS Brasil conduz suas atividades negociais em estrita observância à legislação antitruste e concorrencial. Isso inclui o cumprimento de leis e regulamentações que tratam da discriminação e fixação de preços, restrição do comércio e monopólios ou abuso de posição dominante no mercado. A CIS Brasil nunca atua de modo a obter Vantagem Indevida por meio de manipulação, ocultação, uso impróprio ou indevido de informações confidenciais, distorção de fatos materiais ou qualquer outra prática de negociação injusta.
A CIS Brasil não participa de conluios com seus Concorrentes com relação aos preços ofertados no mercado no qual opera, tampouco nas licitações públicas das quais participa. Os serviços prestados pela Empresa devem sempre ser oferecidos em observância aos padrões éticos e de integridade previstos em suas políticas internas.
Os membros da Alta Direção, Colaboradores e, no que couber, Terceiros estão proibidos de divulgar ou discutir informações com os Concorrentes da Empresa relacionadas a licitações, contratos, estratégias, planos de comercialização, promoção e divulgação de serviços da CIS Brasil.
Em caso de dúvidas sobre a aplicabilidade das regras concorrenciais adotadas pela CIS Brasil, os Colaboradores deverão solicitar aconselhamento à Diretoria Geral antes de dar continuidade a qualquer processo de contratação, negociação ou outro tipo de relação da CIS Brasil com Terceiros.
A CIS Brasil baseia suas decisões e ações na prevenção de Conflitos de Interesse, sejam eles reais, aparentes ou potenciais. Esses conflitos ocorrem quando os interesses pessoais dos membros da Alta Direção, Colaboradores ou Terceiros relacionados à CIS Brasil interferem, ou aparentam interferir, nos interesses da Empresa.
A CIS Brasil proíbe qualquer tipo de relação, seja ela profissional, financeira ou de outra natureza, com Terceiros e Concorrentes que possa influenciar ou aparentar influenciar a tomada de decisões dos Colaboradores da Empresa. As situações que configuram Conflitos de Interesses podem ser diversas, e, em caso de dúvida sobre a existência de um conflito, os Colaboradores devem consultar a Diretoria Geral da CIS Brasil antes de iniciar ou dar continuidade a qualquer atividade negocial em nome da Empresa.
São exemplos de Conflitos de Interesses:
- Estar associado negocialmente a uma pessoa ou a uma empresa que possua relação comercial com a CIS Brasil ou seja Concorrente da Empresa;
- Fazer negócios, em nome da CIS Brasil, com um membro de sua família, amigos ou pessoas de relacionamento próximo, bem como com uma empresa relacionada a tais indivíduos;
- Fazer parte de ou trabalhar para uma empresa que tenha relações comerciais com a CIS Brasil, por razões diversas daquelas que se inserem em sua função na Empresa; e
- Utilizar bens e recursos da CIS Brasil para enriquecimento pessoal, direto ou indireto, ou para fazer concorrência à Empresa.
A lista acima não é exaustiva. Todos os membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros devem, obrigatoriamente, comunicar Conflitos de Interesse reais, aparentes e potenciais à Diretoria Geral para a respectiva avaliação e endereçamento de tais conflitos.
A CIS Brasil adota medidas específicas de privacidade e proteção de dados pessoais com relação aos dados de seus Colaboradores e Terceiros, em conformidade com a legislação de proteção de dados brasileira, em especial a Lei n° 13.709/2018, conforme alterada pela Lei n° 13.853/2019 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais ou LGPD).
Todas as mensagens de correio eletrônico, correio de voz, outras comunicações e documentos enviados, recebidos ou elaborados por meio do correio eletrônico corporativo ou dos equipamentos eletrônicos de propriedade da CIS Brasil são de propriedade exclusiva da Empresa. A CIS Brasil poderá resgatar, monitorar, utilizar e divulgar esses documentos e comunicações sempre que julgar necessário e apropriado para finalidades comerciais ou legais. Não há qualquer expectativa de privacidade em relação ao uso dos sistemas e equipamentos eletrônicos da Empresa.
A CIS Brasil manterá, conforme adequado, a privacidade e confidencialidade de informações pessoais de todos os Colaboradores e Terceiros com os quais se relaciona. O acesso a tais informações está limitado a determinados Colaboradores autorizados pela CIS Brasil e cuja prerrogativa profissional exija referido acesso.
A CIS Brasil se compromete a cumprir a legislação de segurança da informação e de privacidade aplicável e adota procedimentos para atender as exigências regulamentares de obtenção, armazenamento, processamento, transmissão e compartilhamento de informações pessoais.
No exercício de suas atividades, a CIS Brasil, seus Colaboradores e Terceiros podem ter acesso a informações consideradas confidenciais e privilegiadas. A confidencialidade ou sigilo pode ser exigida por obrigação legal, contratual ou por relações estabelecidas entre a Empresa, seus Colaboradores e Terceiros.
Como parte do Grupo CIS, listado na Bolsa de Valores de Paris, a CIS Brasil está sujeita a obrigações adicionais relacionadas ao tratamento de informações privilegiadas e operações sigilosas. Todos os membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros relacionados à CIS Brasil têm a responsabilidade de proteger as informações confidenciais e privilegiadas da Empresa, independentemente da forma como foram adquiridas.
Para o cumprimento das regras relativas à confidencialidade e privilégio de informações, a CIS Brasil adota os seguintes conceitos:
- Informações confidenciais são todas e quaisquer informações que não sejam de domínio público e cuja divulgação possa prejudicar os interesses da CIS Brasil ou violar qualquer legislação, independentemente do meio ou forma de transmissão.
- Informações privilegiadas são aquelas confidenciais e de natureza relevante, ainda não divulgadas ao mercado ou sociedade, capazes de propiciar ao seu detentor, ou terceiro, Vantagem Indevida.
As informações estratégicas da CIS Brasil devem ser mantidas sob sigilo. Apenas colaboradores autorizados podem repassá-las a terceiros.
Recomendamos que, ao tomar conhecimento de rumores ou informações sobre operações em andamento do Grupo CIS, essas informações sejam tratadas como estritamente confidenciais. É vedado utilizá-las, direta ou indiretamente (inclusive por meio de parentes ou pessoas próximas), para realizar ou solicitar a compra ou venda de títulos da CIS ou de produtos financeiros relacionados. Além disso, tais informações não devem ser divulgadas a terceiros.
Também é proibida a compra ou venda de títulos do Grupo CIS (ou produtos financeiros relacionados) durante o período de um mês antes da divulgação das contas consolidadas anuais ou semestrais. A data de publicação dessas contas será informada pela Diretoria Geral da CIS Brasil.
Ainda, é vedado aos Colaboradores da CIS Brasil, mesmo após o término de seu vínculo com a Empresa, utilizar ou divulgar informações confidenciais e privilegiadas a que tiverem acesso em razão de seu relacionamento com a CIS Brasil, salvo se expressa e previamente autorizado por escrito pela Diretoria Geral da Empresa.
A CIS Brasil se compromete a respeitar os direitos de propriedade intelectual. A transferência de tecnologia e de conhecimentos deve ser realizada em conformidade com os direitos de propriedade intelectual da CIS Brasil e de terceiros, incluindo direitos autorais, patentes e documentos originais.
São considerados propriedade intelectual da CIS Brasil todos os materiais, modelos, produtos, documentos, dados, informações ou serviços criados por seus Colaboradores durante a jornada de trabalho ou por meio do uso de recursos, equipamentos, dispositivos ou ativos da Empresa.
Qualquer Colaborador que se apropriar, copiar ou compartilhar com terceiros a propriedade intelectual da CIS Brasil, sem o consentimento formal da Direção Geral, estará sujeito a medidas disciplinares, inclusive rescisão contratual por justa causa, e poderá responder civil e criminalmente por essa infração.
A CIS Brasil disponibiliza a seus Colaboradores um conjunto de bens, serviços e ferramentas necessários para o desempenho eficaz de suas funções. Todos esses equipamentos e documentos são de propriedade exclusiva da Empresa, devendo ser protegidos contra roubos, furtos, danos ou perdas, e devolvidos sempre que solicitados.
Os ativos fornecidos podem ser materiais, como equipamentos de informática, telefonia e materiais de escritório, ou imateriais, como informações e documentos confidenciais sobre o Grupo CIS, incluindo organogramas, tecnologias, processos, estudos, softwares, planos de marketing e estratégias de desenvolvimento.
O uso desses bens e ativos deve atender exclusivamente a fins profissionais e às atividades realizadas em nome da CIS Brasil. É expressamente proibido o compartilhamento, empréstimo, doação ou troca desses recursos com pessoas externas ao grupo ou mesmo entre Colaboradores, tanto durante o período de vínculo empregatício quanto após o término do contrato.
A utilização para fins pessoais ou qualquer outro propósito não autorizado será considerada inadequada e, se necessário, a CIS Brasil tomará as medidas legais cabíveis para proteger seus ativos e direitos.
A CIS Brasil valoriza profundamente a saúde e a segurança no ambiente de trabalho, considerando essencial o cumprimento rigoroso das normas de higiene e segurança aplicáveis às suas operações.
Temos a responsabilidade de proteger a saúde e segurança de nossos Colaboradores, suas famílias e as comunidades em que atuamos. O Grupo CIS adota uma política rigorosa de saúde e segurança, incluindo a obrigatoriedade de conformidade com normas ISO relacionadas à segurança, qualidade, segurança alimentar e proteção ambiental.
Todos os Colaboradores devem seguir os princípios básicos de segurança: trabalhar de forma segura, proteger a si mesmos, seus colegas, a comunidade e o meio ambiente. A segurança também inclui o cumprimento das normas de trânsito, especialmente ao utilizar veículos da empresa. Caso um Colaborador seja punido por infrações ao Código de Trânsito ou regras de segurança, ele será pessoalmente responsável pela infração e sujeito às medidas disciplinares previstas na legislação trabalhista.
Além disso, é estritamente proibido o consumo, posse ou uso de álcool e drogas nas instalações da CIS Brasil, suas filiais e nas dependências de Terceiros relacionados à Empresa. A violação dessa regra, inclusive durante o transporte fornecido pela Empresa ou clientes/parceiros, é considerada falta grave e pode resultar em demissão por justa causa.
Em casos previstos em acordos coletivos ou no “Programa de Proteção, Prevenção e Tratamento ao Uso Indevido de Álcool e Outras Drogas”, a Empresa pode solicitar aos Colaboradores a realização de testes de álcool e drogas, respeitando a legislação vigente. Da mesma forma, os Terceiros relacionados à CIS Brasil podem exigir testes de conformidade, sempre com observância das condições legais.
A CIS Brasil proíbe, em qualquer circunstância, que os Colaboradores portem, utilizem, distribuam ou vendam substâncias ilícitas ou álcool durante o horário de trabalho, no local de trabalho ou no transporte oferecido pela Empresa.
A CIS Brasil conduzirá treinamentos sobre as disposições do presente Código e de suas demais políticas de integridade, de forma a garantir que haja conhecimento sobre as regras internas adotadas pela Empresa por parte de todos os membros da alta direção, Colaboradores e, quando aplicável, dos Terceiros com os quais se relaciona. Os treinamentos poderão ser conduzidos anualmente e no início do relacionamento mantido com Colaboradores e Terceiros, bem como sempre que forem verificadas atualizações e/ou alterações relevantes na legislação aplicável às operações da CIS Brasil.
Cada participante receberá uma cópia deste Código e demais políticas de integridade aplicáveis para referência. Os treinamentos poderão ser conduzidos pela CIS Brasil ou por terceiros por ela contratados, em formato presencial ou online, e contarão com lista de presença, que deverá ser obrigatoriamente assinada por todos os participantes e devidamente registrada e arquivada juntamente com os materiais utilizados em cada sessão de treinamento.
A CIS Brasil manterá um plano de capacitação com o objetivo de treinar seus Colaboradores e Terceiros sobre o conteúdo e aspectos práticos de suas orientações e políticas de integridade, o que poderá incluir a utilização de situações práticas, estudos de caso e orientações sobre como resolver eventuais dilemas.
A falta injustificada ou a recusa em participar de referidos treinamentos pode configurar violação às disposições do presente Código.
O Canal de Denúncias da CIS Brasil é o canal por meio do qual todos os Colaboradores, Terceiros e membros da sociedade em geral podem reportar suspeitas de comportamentos antiéticos, atos ilícitos ou violações às disposições do presente Código e/ou demais políticas internas da CIS Brasil, bem como da legislação aplicável.
O Canal de Denúncias funciona 24 horas por dia, durante todos os dias da semana. As denúncias podem ser realizadas por meio do site da CIS Brasil (https://cisbrasil.com.br/canal-de-denuncia/), pela Linha Ética (linhaetica@cisbrasil.com.br) ou pelo telefone 0800-887-1542. O Canal de Denúncias é confidencial e seguro, garantindo a imparcialidade da gestão e endereçamento das denúncias realizadas, além do sigilo da identidade daqueles que não desejarem se identificar e a garantia de não-retaliação contra os denunciantes de boa-fé.
Todas as denúncias recebidas por meio do Canal de Denúncias são submetidas ao processo de apuração interno adotado pela Empresa, o qual poderá incluir a contratação de escritório(s) externo(s) para assistência jurídica e/ou forense e análise independente.
Em caso comprovado de violação, as pessoas físicas ou jurídicas responsáveis estarão sujeitas à aplicação de medidas de remediação a serem definidas pelo Comitê de Ética da CIS Brasil.
Além disso, em casos de violação à legislação, as autoridades governamentais competentes poderão conduzir a apuração, o que poderá resultar em sanções civis, administrativas ou até mesmo criminais para os responsáveis. A CIS Brasil compromete-se a cooperar plenamente e de forma eficaz com as investigações realizadas por essas autoridades.
O cumprimento das diretrizes de integridade previstas no presente Código será supervisionado e monitorado pelo Comitê de Ética da CIS Brasil, cujas responsabilidades se encontram descritas em seu regulamento interno, disponível para consulta na intranet da CIS Brasil.
O Comitê de Ética é dotado de autonomia, independência e autoridade para tomar decisões relativas à aplicabilidade e aprimoramento do Programa de Integridade da CIS Brasil, sempre que necessário.
A desobediência às leis, regulamentos e políticas internas da CIS Brasil pode submeter a Empresa, membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros à aplicação de penalidades severas no âmbito de processos judiciais e/ou administrativos. A CIS Brasil não será conivente, em nenhuma hipótese, com a prática de qualquer ato que possa violar leis, regulamentos ou as políticas internas da Empresa.
A CIS Brasil se compromete a apurar e investigar as denúncias recebidas com responsabilidade e tempestividade, de maneira imparcial, bem como a aplicar as medidas de remediação e/ou legais apropriadas, quando cabíveis, em conformidade com as diretrizes, fluxos e critérios previstos em sua Política Anticorrupção e na Instrução de Reporte, Investigação, Aplicação e Registro de Medida Disciplinar.
Qualquer membro da Alta Direção, colaborador ou Terceiro que violar as diretrizes deste Código ou de quaisquer outras políticas internas da CIS Brasil estará sujeito à aplicação de medidas de remediação específica, incluindo as disciplinares abaixo:
- Advertência verbal;
- Advertência formal;
- Suspensão; ou
- Demissão por justa causa
A CIS Brasil também poderá adotar medidas cautelares, incluindo o afastamento preventivo de membros da Alta Direção e Colaboradores que possam prejudicar ou influenciar o andamento da apuração das irregularidades identificadas pela Empresa e a suspensão preventiva de contratos com Terceiros sob suspeita de conduta indevida.
Em casos comprovados da prática de irregularidades por parte de Terceiros, a CIS Brasil poderá proceder com a rescisão dos respectivos instrumentos contratuais, de modo a encerrar definitivamente o relacionamento negocial mantido com tais Terceiros.
Em qualquer circunstância, a CIS Brasil poderá exigir o ressarcimento total de todos os prejuízos, diretos ou indiretos, que a Empresa venha a sofrer em decorrência de tais violações.
As medidas de remediação aplicáveis serão definidas pelo Comitê de Ética da CIS Brasil a partir da análise de critérios de razoabilidade e proporcionalidade, como (a) a gravidade da infração cometida, (b) eventual reincidência e (c) eventuais prejuízos causados à Empresa.
Todos os membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros têm a obrigação de reportar qualquer violação, seja efetiva ou suspeita, ao Código, às demais políticas internas da CIS Brasil e à legislação aplicável. Além disso, devem cooperar com quaisquer investigações internas ou externas em andamento na Empresa. A falha em reportar violações conhecidas será considerado uma infração às diretrizes previstas neste Código.
A CIS Brasil manterá estratégias de monitoramento contínuo para verificar a efetividade e a eficácia de seu Programa de Integridade, incluindo eventuais falhas que necessitem ser corrigidas ou aprimoradas e o endereçamento efetivo e tempestivo de quaisquer novos riscos que possam surgir.
O monitoramento contínuo será realizado pela área de Responsabilidade Social por meio de (a) relatórios periódicos sobre as rotinas do Programa de Integridade da CIS Brasil (incluindo relatórios de análises de riscos ou “risk assessment”) ou sobre investigações relacionadas; (b) tendências verificadas em eventuais reclamações dos Colaboradores e Terceiros relacionados à CIS Brasil; (c) informações obtidas por meio do Canal de Denúncias; e/ou (d) relatórios de agências governamentais reguladoras ou fiscalizadoras, quando aplicável.
A área de Responsabilidade Social também poderá conduzir entrevistas periódicas para verificar (a) se os membros da Alta Direção, Colaboradores e Terceiros estão cientes sobre os valores e políticas de integridade da Empresa e se seguem os procedimentos nelas estipulados e (c) se os treinamentos de integridade conduzidos pela CIS Brasil têm demonstrado resultados práticos.
Este Código será revisado anualmente ou sempre que novos riscos, alterações de perfil da Empresa, regulatórias ou legislativas relevantes forem identificados, assegurando sua adequação, atualização e efetividade.
Quaisquer dúvidas ou requerimentos de exceções ou esclarecimentos sobre a aplicação deste Código deverão ser direcionados à Diretoria Geral da CIS Brasil.
- CONCEITOS
- Administração Pública Nacional: significa o conjunto de órgãos e entidades integrantes da Administração Pública direta ou indireta, incluindo a União, os Estados, os Municípios e o Distrito Federal, bem como seus órgãos, ministérios, secretarias, áreas, subsecretarias, autarquias, empresas, instituições, agências e órgãos reguladores, autorreguladores, supervisores e fiscalizadores de propriedade ou controlados pela Administração Pública e outras entidades públicas.
- Administração Pública Estrangeira: significa o conjunto de órgãos e entidades estatais ou representações diplomáticas de país estrangeiro, de qualquer nível ou esfera de governo, bem como as pessoas jurídicas controladas, direta ou indiretamente, pelo poder público de país estrangeiro. Equiparam-se à Administração Pública Estrangeira as organizações públicas internacionais.
- Agente Público: significa qualquer pessoa que exerça mandato, cargo, emprego ou função pública independentemente de concurso público, ainda que momentaneamente e sem remuneração, no âmbito das entidades da Administração Pública direta ou indireta ou em entidades jurídicas controladas direta ou indiretamente pela Administração Pública Nacional ou Estrangeira, incluindo escritórios diplomáticos e organizações públicas internacionais.
- Alta Direção: significa qualquer indivíduo que ocupe cargo de Conselho, Diretoria, Gerência, Superintendência ou Coordenação no âmbito da CIS Brasil.
- Concorrentes: significa quaisquer empresas que explorem o mesmo segmento de negócio desenvolvido pela CIS Brasil. Também são considerados concorrentes, para fins deste Código, aqueles que disputarem o mesmo certame licitatório com a CIS Brasil.
- Conflito de Interesses: significa qualquer situação na qual os interesses pessoais ou negociais de terceiros interfiram, efetiva, potencial ou aparentemente, no desempenho de suas atividades negociais ou entrem em confronto, efetiva, potencial ou aparentemente, com os interesses negociais da CIS Brasil.
- Colaboradores: significa todos os empregados, terceirizados, estagiários e jovens aprendizes da CIS Brasil.
- Corrupção: significa qualquer ato lesivo praticado contra a Administração Pública Nacional ou Estrangeira por meio da promessa, oferecimento ou fornecimento, direto ou indireto, de Vantagem Indevida a Agente Público ou a terceiros a ele relacionados.
- Legislação Anticorrupção: significa quaisquer leis de combate à corrupção, estrangeiras ou nacionais, ainda que alteradas ou substituídas, incluindo, mas não se limitando, à Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), ao Decreto Federal nº 11.129/2022 (que regulamenta a Lei Anticorrupção), ao Decreto-Lei nº 2.848/1940 (Código Penal), à Lei nº 9.613/1993 (Lei de Lavagem de Dinheiro), a Lei nº 12.529/2011 (Lei de Defesa da Concorrência), à Lei nº 8.429/1992 (Lei de Improbidade Administrativa, conforme alterada pela Lei nº 14.230/2021), à Lei nº 8.666/1993 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos, conforme alterada pela Lei nº 14.133/2021 e regulamentada pelo Decreto n° 12.304/2024), à Lei n° 12.813/2013 (Lei de Conflito de Interesses), à Lei Sapin II, à Lei de Combate às Práticas de Corrupção no Exterior de 1977 dos EUA (U.S. Foreign Corrupt Practices Act ou FCPA) e à Lei de Combate ao Suborno de 2012 do Reino Unido (UK Bribery Act ou UKBA).
- Pagamento de Facilitação: significa qualquer pagamento realizado a Agente Público com a intenção de acelerar um processo administrativo ou trâmites burocráticos rotineiros.
- PEP: significa quaisquer pessoas que, nos últimos 5 anos, ocupem ou tenham ocupado, no Brasil ou no exterior, qualquer cargo, emprego ou função pública relevante ou que possuem familiares, representantes ou pessoas próximas nestas condições. Entende-se por cargos e funções públicas aqueles previstos nas regras de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo editadas pelos órgãos reguladores e supervisores, conforme a Resolução COAF nº 40/21 ou normativo vigente que a substitua.
- Setor Público: significa o conjunto de entidades pertencentes à Administração Pública Nacional e Estrangeira.
- Terceiros: significa quaisquer prestadores de serviços, fornecedores, consultores, assessores, agentes intermediários, subcontratados e clientes relacionados à CIS Brasil.
- Vantagem Indevida: significa qualquer vantagem, lucro, ganho, privilégio, favorecimento ou benefício, de qualquer espécie, que (a) seja ilícito; (b) contrário aos bons costumes; (c) não seja autorizado por lei, política ou instrumento contratual; e/ou, ainda, (d) não possa ser obtido por meios legais ou adequados.
- Política Anticorrupção (CIS-POL-PA)
- Política de Ética, Conduta & Comunicação (CIS-POL-ECC)
- Política de Relacionamento com o Poder Público e de Prevenção de Ilícitos em Licitações e Contratos Administrativos
- Procedimento de Auditoria de Despesas (CIS-P054)
- Instrução de Trabalho para Controle de RDO (CIS-IT-BASE-067)
- Política de Alçada de Aprovação (CIS-POL-AP)
- Instrução de Reporte, Investigação, Aplicação e Registro de Medida Disciplinar (CIS-IT-BASE-059)
ANEXO I – TERMO DE ADESÃO AO CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA DA CIS BRASIL PARA COLABORADORES E TERCEIROS
Por meio deste Termo de Adesão ao Código de Ética e Conduta da CIS Brasil,
- Reconheço que recebi, revisei, compreendi e observarei todas as diretrizes de integridade previstas no Código de Ética e Conduta da CIS Brasil, bem como nas demais políticas internas da Empresa, no que couber.
- Compreendo que a violação de quaisquer das diretrizes de integridade previstas no Código de Ética e Conduta da CIS Brasil, bem como da legislação aplicável e de quaisquer outras políticas internas da Empresa, poderão resultar na aplicação de medidas de remediação (incluindo disciplinares) a serem avaliadas e definidas pela CIS Brasil.
- Comprometo-me a relatar ao Canal de Denúncias da CIS Brasil, imediatamente, quaisquer suspeitas de violação efetiva ou potencial às diretrizes previstas no Código de Ética e Conduta, em outras políticas internas da Empresa e/ou na legislação aplicável às atividades da CIS Brasil.
NOME:
EMPRESA:
CARGO:
CPF/MF:
DATA:
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[ASSINATURA]